Účetnictví od A do Z, 1. díl - Pojem účetnictví

Tento seriál bude určen především okruhu lidí, kteří s účetnictvím začínají. Také bude vhodný pro lidi, kteří by si rádi znalosti účetnictví osvěžili, či by se jen rádi dozvěděli něco nového. Ideální se také může jevit pro studenty obchodních akademií, či ekonomických lyceí, kteří by se rádi na problematiku podívali trochu z jiného úhlu.

Seriál bude systematicky členěn do kapitol. Každá kapitola bude dále rozdělena na několik částí podle jednotlivých problematik. Nejdříve společně projdeme nutné základy a poté se pomalu, ale jistě vrhneme na samotné účtování. Vždy před účtováním bude daná problematika náležitě vysvětlena a to včetně ukázkových, vyřešených příkladů. Poté budete mít možnost si své nově nabyté znalosti a dovednosti vyzkoušet na příkladech k tomu určených.

Hned na začátku mi dovolte uvést na pravou míru jeden terminologický omyl, se kterým se často setkávám. Zaměňování pojmu účetnictví a účtování. Z hlediska morfologie jsou si tyto slova, zcela jistě a bez debat příbuzná, avšak jejich význam je odlišný. Účetnictvím rozumíme celý komplexní systém, zatímco účtování je v podstatě jen technika zaznamenávání těchto informací. Na středních školách (obchodní akademie a ekonomická lycea) je předmětem výuky zejména právě účtování. Samozřejmě je důležité vědět, co a jak zaúčtovat, avšak zaúčtování je teprve jen začátek ale kvalitní by měl vědět mnohem více. Účtování samotné je relativně jednoduchou záležitostí, kterou spolu po jednotlivých krocích zevrubně projdeme. Na našich stránkách je spousta materiálů, či příkladů k procvičení, takže Vás můžeme ujistit, že účtování skutečně budete ovládat.

I přesto, že účetnictví má svůj pevný řád má prakticky každý problém své variantní řešení. Za zcela klíčové považuji pochopení základního pojmového aparátu, který Vás bude provádět v účetnictví každým krokem. Nemusíte se ničeho bát, každý pojem bude náležitě vysvětlen a až poté se přesuneme dále.

Co je vlastně to účetnictví

Účetnictví je vědní obor s dlouhou historií. Prvotní pokusy o zaznamenávání obchodních transakcí v systematické formě spadají v podstatě až do pravěku. O účetnictví jako vědě se můžeme bavit již od 15. století. Dalo by se také říci, že účetnictví vzniklo na základě střetávající se potřebě informačního zajištění procesů probíhající uvnitř dané organizace (evidence majetku, zásob, dlužných mezd) a samozřejmě také aktivit směřující vně sledovaný subjekt.(obchodní vztahy, apod.)

Současná podoba účetního systému představuje nejen evidenci výše zmíněných procesů, ale jde mnohem, mnohem hlouběji. Existuje více definic, co je účetnictví, pro naše účely nám vystačí například tato: Účetnictví je systém zaznamenávání informací o hospodářských jevech podniku, a to v peněžních jednotkách.

Účetnictví MUSÍ poskytovat 2 základní druhy informací:

a) O stavu a pohybu majetku a závazků

b) O nákladech, výnosech a s tím související zjištění hospodářského výsledku

Tyto požadavky na účetní systém jsou zakotveny přímo v Zákoně o účetnictví, který je tou nejdůležitější právní normou, upravující účetnictví v našich končinách.

Účetnictví na našem území je regulováno zejména Zákonem o účetnictví (dále jen Zákon), jedná se základní a nejdůležitější právní normu upravující účetnictví. Zákon mimo jiné velice důležité záležitosti, také říká, kdo je povinen vést účetnictví. (Účetní jednotkou se může stát subjekt i dobrovolně.) Takové subjekty nazývá tzv. účetními jednotkami.

Jak bývá u každého zákonu zvykem, obsahuje celou řadu výjimek. Pro účely první kapitoly nám bude stačit, pochopení pojmu účetní jednotka. Podrobněji se na Zákon o účetnictví podíváme v jiném článku.

Představme si, že jsme menší společnost s ručeným omezením a máme povinnost vést účetnictví – jsme účetní jednotkou. Proč máme povinnost vést účetnictví nyní není podstatné, ale zvědaví či nedočkaví čtenáři se mohou podívat na §1 Zákona 563 o účetnictví

Ačkoliv rozhodovací úlohu, zdali budeme vést účetnictví za nás v tomto případě vyřešil stát, nebudeme uvažovat variantu, že bychom účetnictví nevedli (čímž bychom asi tím nejhorším způsobem porušili Zákon).

Máme v podstatě 2 možnosti, jak budeme pro společnost zajišťovat vedení účetnictví.

1) Budeme si ho vést sami – zaměstnáme účetního, popř. agendu účetnictví svěříme

současnému zaměstnanci (avšak tento zaměstnanec by měl dělat výhradně účetnictví – obecně není doporučováno z více důvodů pojit odpovědnost za vedení účetnictví s jinou činností - bezpečnostní důvod, navíc málokdy se stává, že by se účetní ,,nudil“ .

Výhody:

• ,,Zasetí semínka“ budoucího účetního oddělení
• Účetní kdykoliv k dispozici
• Schopný účetní se vyzná zároveň v daňové problematice, případně ve mzdách. Může sloužit jako podpora v rozhodování o finančních otázkách – dokáže zvážit dopady řady transakcí
• Účetnictví může výrazně pomoci v zefektivnění a koordinaci vnitropodnikových procesů spojených s doklady = koloběh dokladů = koloběh informací
• Přirozený tlak pro zlepšování účetního systému

Nevýhody:

• Nezanedbatelný ,,náklad“ za něco co prakticky nepřidává nějakou hmatatelnou přidanou hodnotu
• Zajištění vzdělávání a odborného růstu pro účetního (časté změny v legislativě, apod..) – další náklady
• Zajištění podmínek pro vykonávání účetní činnosti – od softwaru až po drobné kancelářské potřeby

2) Moderní trend - Svěříme účetnictví do rukou společnosti, která se na tuto činnost specializuje.

Zde je důležité zdůraznit, že se tímto aktem účetní jednotka nezbavuje odpovědnosti za správné vedení účetnictví dle Zákona (a jiných předpisů). To znamená, že v případě, že účetní společnost udělá chybu, tak si za ní stejně zodpovídá sám podnikatel. Případné sankce, či náhrady má právo podnikatel po účetní firmě vymáhat na základě jejich smluvního ujednání. Avšak pravděpodobnost vzniku chyby je zde minimální, také kvůli tomu, že účetním firmám jde o dobrou pověst.

Výhody:

• Úspora času
• Profesionalita
• Více času na hlavní činnost
• Snížení administrativního zatížení
• Akcelerace růstu firmy
• Úspora nákladů (často velmi výrazná)

Nevýhody:

• Absence účetního oddělení se může buď dříve či později ozývat 
• Přístup k informacím později / i když se jde s účetní firmou individuálně dohodnout
•  Podnikatelé se často ex-post diví výsledkům 
• Omezená funkce účetnictví jako průběžného kontrolního systému 
• Účetní společnost nemá zvláště významný zájem na zlepšování účetního systému v rámci vedené ,,agendy“

Ačkoliv se může na první pohled zdát, že je outsourcing vhodnějším řešením, neměli by se podceňovat výhody účetního.

Dalším argumentem proti zajišťování účetnictví externě by mohl být například tento. Ve většině případů je outsourcing skutečně zvolen proto, aby se snížily náklady. Poskytovatelé těchto služeb jsou si toho vědomi a proto je pro ně důležité správně stanovit cenu. Jedním z hlavních kritérií tvorby ceny této služby je skutečnost, že by v každém případě měla být menší než náklady na účetního ve společnosti. Zde tedy vzniká také veliký tlak na snížení nákladů těchto společností a tím by teoreticky mohla být ohrožena i kvalita zpracovávaných služeb.

Každý růst firmy musí být náležitě informačně zajištěn. Nedostatečná kvalita, kvantita a včasnost dostupných informací uvnitř podniku je také často limitujícím faktorem růst daného podniku.

S účetnictvím nelze kalkulovat jako s nutným nákladem, který nepřinese užitek,(bohužel smutným faktem je, že si toto myslí většina podnikatelů). Přínosy, potažmo užitečnost účetních informací je velice těžko kvantifikovatelná. Souměření těchto nákladů a užitků je však nesprávné.

To však neznamená, že informace z účetnictví nemohou přinést nějaké finanční (hmatatelné) zlepšení. Užitek z těchto informací je spojen úsporou peněz, či se zlepšením informační základny pro často velmi závažná manažerská rozhodnutí. Finanční efekt z těchto informací tedy vzniká nepřímo.

Když už je vedení účetnictví pro většinu podnikatelů povinností, měli by se snažit z informací v něm obsažených vytěžit maximum, což je logické, avšak praxe je nezřídka kdy jiná. Plnění nad rámec zákonem stanovených povinností v dále členit, či jinak využívat účetní systém pro potřeby řízení by

Otázka k zamyšlení – Kdyby podnikatelé měli tu možnost, že by účetnictví nemuseli povinně vést, vedli by ho?

Ačkoliv si myslím, že je to spíše otázka pro filosofy, alespoň trochu se nad tím zkusme zamyslet.

Pomineme-li potencionální externí následky, které by z této skutečnosti vyplynuly(makroekonomického charakteru) – nezaměstnanost, snížená důvěra v tržní prostředí, všeobecný pokles transparentnosti a tím i důvěryhodnosti celého finančního systému.

Podniky by si určitě vedli i bez účetnictví evidenci výroby, skladů, pohledávek, závazků, apod. Přičemž se v podstatě jedná o jednu z funkcí účetnictví. Účetnictví tvoří komplexní systém na sebe navazujících informací, které jsou navíc logicky vzájemně provázány. Tato ,,vnitropodniková evidence“ je zároveň nezbytnou součástí pro řízení.

Tento vnitropodnikový systém by kopíroval aktuální manažerské potřeby, které by napomáhaly manažerům přijímat správná rozhodnutí, efektivně provádět manažerské funkce (plánování, kontrola, řízení), avšak neměl by jednotnou vypovídací schopnost pro subjekty vně podnik.

Tvorba účetního systému a jeho harmonizace (ať už národní či mezinárodní) je nezbytná zejména pro okolní subjekty.

Zřejmě se i po jakési renesanci účetnictví spojené s rozvojem technologií je pro řadu podnikatelů účetnictví bude asi navždy ,,nutným zlem“. Osobně věřím, že význam účetnictví do budoucna i nadále poroste, důležitým faktorem, který bude hrát prim bude iniciativa jednotlivých zaměstnanců a jejich schopnost a vůle implementovat změny uvnitř podniku. Umět obhájit důležitost a všestrannost účetnictví pro rozvoj podniku by mělo být důležitým posláním každého, kdo disponuje znalostmi účetnictví. Bezesporu můžeme tvrdit, že účetnictví má své čestné a významné místo v arzenálu každého řídícího pracovníka. Bez nadsázky bychom mohli říci, že informace v něm obsažené tvoří kostru celé informační infrastruktury uvnitř konkrétního řízeného celku.

Pokud jste článek dočetli až sem, tak jste udělali svůj první krol správným směrem do světa účetnictví. Ačkoliv cesta to bude dlouhá, nezapomínejte, že i ta nejdelší cesta začíná prvním krokem.

Mějte na mysli, že účetnictví není o ,,biflování“ se mnoha věcí, jak je často mylně prezentováno. Velmi důležité je pochopení základů, které jsou pak základním stavebním kamenem pro složitější záležitosti. Není-li Vám cokoliv jasné, nemáte se čeho bát, pojedeme opravdu pomalu a řadě věcí se budeme i několikrát vracet.

Pokud Vás článek  zaujmul, či Vás napadla nějaká otázka, tak neváhejte a napište pod tento článek. Vždyť i koneckonců tento článek vznikl za účelem vzniku diskuse.

V dalších dílech této kapitoly se můžete dále těšit na:

• Funkce a uživatelé účetnictví
• Legislativa a dělení účetnictví