Excel jako pomocník účetních: Podmíněné formátování v kontingenční tabulce

Tento článek je o tom, jak funguje podmíněné formátování v kontingenčních tabulkách. 

V našem vysvětlení yjdeme ze základní kontingenční tabulky, sledující celkové tržby dle zboží.

Pomocí podmíněného formátování chceme zvýraznit velikost hodnot. Můžeme klasicky označit hodnoty a použít například datové pruhy (obdobně by fungovaly datové škály, ikony atd.).

V kontingenční tabulce je principiální problém, že oblast formátovaných hodnot se mění tím, jak kontingenční tabulku upravujeme. Je tedy obvykle nutné navázat podmíněné formátování ne na konkrétní rozsah, ale na logický celek kontingenční tabulky.

Abychom toto mohli nastavit, klikneme někam do kontingenční tabulky a jdeme na Domů / Podmíněné formátování / Spravovat pravidla.

Vybereme správné pravidlo a klikneme na Upravit pravidlo.

V horní části právě vybíráme, jaká oblast má být pokrytá, a to je právě důležité.

První volba, Vybrané buňky, definuje (trochu zjednodušeně řečeno) pevnou oblast od-do. Tedy pokud bychom přidali novou položku do zdrojových dat a tabulku aktualizovali, nová položka použité formátování mít nebude.

Druhá volba, zobrazující (např.) Součet z Tržba hodnot, pokryje všechna čísla sledující tržbu pro jednotlivá zboží.

Tedy i když přidáme novou položku, ale současně i když se třeba začne seskupovat místo zákazníků místo podle zboží, tak podmíněné formátování zůstane.

Může ale být matoucí, že se podmíněně formátuje i součet - to trochu rozhodí "měřítko" u barevných škál nebo datových pruhů.

Třetí volbu zobrazující (např.) Součet z Tržba hodnot pro zboží, používám nejčastěji. Pokrývá oblast příslušných hodnot, ale pouze pro konkrétní rozdělení (např. dle zboží) a tedy ani nezobrazuje součty, mezisoučty nebo naopak nižší úroveň podrobnosti.

Pokud bychom naši tabulku rozdělili nejen podle zboží, ale také podle zákazníků a dní v týdnu, bude podmíněný formát pouze na úrovni zboží.