Účetnictví krok za krokem, 5. díl - Daňová evidence: praktické příklady

V minulém díle jsme si řekli, že daňovou evidenci upravuje zákon  §7b Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Zákon upravuje pouze její obsah, formu si může zvolit každý podle svých potřeb. Co by v daňové evidenci rozhodně nemělo chybět a jak může její forma vypadat, se dozvíte v tomto článku.

Daňová evidence

Smysl daňové evidence je zjištění základu daně z příjmů z evidovaných příjmů a výdajů, které slouží k účelu podnikání. Dále evidujeme údaje o majetku, závazcích a pohledávkách.

Jak evidovat?

K evidenci můžeme používat například Excel, papírovou tabulku nebo účetní software, který nám právě umožní vést daňovou evidenci. Příjmy a výdaje zapisujeme do toho kalendářního roku, ve kterém byly uhrazeny. Papírovou podobu doporučuji pro malý objem dokladů, excel pro větší objem dokladů a účetní program pro velký objem dokladů, kvůli přehlednosti a rychlosti hledání, párování, atd.

Příklady zkratek používané při zapisování do peněžního deníku a evidence mimo peněžní deník

• PDP – příjmový pokladní doklad,
• VPD – výdajový pokladní doklad,
• VBÚ – výpis z bankovního účtu,
• FAP – faktura přijatá,
• FAV – faktura vydaná,
• INT – interní doklad.

Na následujícím jednoduchém příkladu si ukážeme, jak může daňová evidence vypadat, když ji povedeme v Excelu.

Příklad:

Fyzická osoba, která provozuje kadeřnictví, si zvolila evidenci dokladů v Excelu. Bude evidovat příjmy a výdaje, faktury vydané a přijaté. Bankovní výpisy jí banka vystavuje měsíčně. Za leden roku 2017 měla tyto doklady:

1. Počáteční stav bankovního účtu 10500,-
2. Počáteční stav pokladny 3650,-
3. 4.1.2017 – PPD za kadeřnické služby – 1000,-
4. 6.1.2017 – PPD za kadeřnické služby – 800,-
5. 9.1.2017 – FAP za zboží (šampony, barvy na vlasy, vlasové doplňky) – 3000,-
6. 10.1.2017 – FAV za kadeřnické služby (česání na svatbu) – 6500,-
7. 16.1.2017 – PPD za kadeřnické služby – 650,-
8. 17.1.2017 – PPD za kadeřnické služby – 1600,-
9. 19.1.2017 – PPD za kadeřnické služby – 1900,-
10. 20.1.2017 – VPD za zboží (laky na vlasy, tužidla) – 1000,-
11. 24.1.2017 – FAP za zboží (šampony) – 1500,-
12. 25.1.2017 – FAV za kadeřnické služby (česání na maturitní ples) – 1500,-
13. 26.1.2017 – PPD za kadeřnické služby – 1800,-
14. 30.1.2017 – PPD za kadeřnické služby – 1600,-
15. 30.1.2017 – vklad části tržeb na účet – 5000,-
16. 31.1.2017 – VPD za kancelářské potřeby (příjmové doklady) – 200,-
17. 31.1.2017 – VBÚ

• 5.1.2017 úhrada vydané faktury z prosince 2016 – 800,-
• 16.1.2017 úhrada přijaté faktury - 3000,-
• 16.1.2017 úhrada vydané faktury 6500,-
• 19.1.2017 úhrada nájmu za prostory kadeřnictví 4500,-
• 19.1.2017 výběr peněz pro osobní spotřebu 1000,-
• 31.1.2017 – vklad hotovosti na účet – 5000,-
• 31.1.2017 – poplatky za vedení účtu – 100,-

Důležité je rozdělit veškeré příjmy a výdaje na ty, které nám ovlivní základ daně (daňové) a na ty, které nám základ daně neovlivní (nedaňové). V minulém díle jsme si řekli, že příjmy, které musí podnikatel evidovat, jsou veškeré příjmy, které mu plynou z podnikatelské činnosti. Příkladem příjmu, který není daňově účinný, může být osobní vklad do podnikání nebo přijatý úvěr. Výdaje, které nejsou daňově účinné, jsou například osobní spotřeba podnikatele, výdaje na reprezentaci,… Daňově účinnými výdaji jsou výdaje, které slouží na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Jsou jimi výdaje, které podnikatel potřebuje ke své činnosti. Tabulka daňové evidence v Excelu tedy může vypadat takto: 

Do peněžního deníku zadáváme příjmy a výdaje placené hotově nebo přes účet. Je důležité si je rozdělit na daňové a nedaňové. Sloupec s průběžnými položkami slouží k převodu prostředů z pokladny na účet a naopak. Musíme je evidovat z důvodu časového nesouladu, který vzniká mezi záznamem o pohybu peněz v hotovosti a pohybem na bankovním účtu, protože tento záznam máme až v okamžiku, kdy obdržíme výpis z bankovního účtu. Sledovat můžeme pomocí vzorců v Excelu pohyby v pokladně i na účtu. Můžeme si tak kontrolovat průběžné i konečné stavy.

Základ daně stanovíme tak, že odečteme daňové výdaje od daňových příjmů. V našem případě tedy

16650 - 8800 = 7850,-

Tuto částku by naše kadeřnice uvedla v přiznání k dani z příjmů. Samozřejmě za předpokladu, že by to byly její jediné příjmy a výdaje z této činnosti za rok 2017.

U faktur je v daňové evidenci důležité datum úhrady. Ostatní data nám slouží pouze k informačním účelům. Vhodné je si faktury řádně číslovat a použít takovou číselnou řadu, abychom se v dokladech vyznali. Číslo dokladu může vypadat tak, že jako první číslice budou neměnné, například rok 16xx, 17xx,… a další čísla budou pořadová. Evidence vydaných faktur by mohla vypadat takto:

U přijatých faktur doporučuji evidovat pod svým interním číslem např. FP17xx a dále zadávat variabilní symbol pro účely platby. Evidence přijatých faktur může mít tuto podobu:

Výdajový paušál vs. Evidence skutečných výdajů

Někdy může být pro podnikatele výhodnější zvolit paušální výdaje místo prokazování skutečných výdajů. Nespornou výhodou paušálních výdajů je jednoduchá administrativa a výpočet základu daně.

Pokud s podnikáním začínáte:

• Zjistěte, do které kategorie paušálních výdajů patříte,
• Spočítejte si příjmy a výdaje. Pokud máte vyšší výdaje než ty, které by Vám vyšly procentem, vyplatí se odpočet podle skutečných výdajů.

Odečet paušálních výdajů je jednoduchý. Od příjmů odečteme procentuální část příjmů, což pro nás budou znamenat výdaje. Pokud má podnikatel příjmy ve výši 500000 a spadá do kategorie, kde si uplatní paušální výdaj 60%, jeho výdaje budou 60% z 500000,- => 300000,- Základem daně bude rozdíl mezi příjmy a výdaji, takže 500000 – 300000 = 200000,-

To je z daňové evidence prozatím vše. V příštím díle už začneme s podvoným účetnictvím a dozvíte se,

• co jsou aktiva, pasiva