Nástup zaměstnance - průvodce vyplněním potřebných formulářů

Dovolené skončily a vy zjišťujete, že máte práce stále nad hlavu? Nemůžete zaplašit myšlenku přijmout nového zaměstnance, na kterého byste část své práce převedli? Tento krok s sebou v počáteční fázi nese nemalé „papírování“. V dnešním článku se pokusíme, aby pro vás byl proces přijetí nového podřízeného co nejvíce čitelný, schůdný a v konečné řadě, aby vás nepříjemné povinnosti neodradily od přijetí nového pracovníka. Přeci jen se určitě nechcete upracovat. V příspěvku vám poradíme i jak v této oblasti využít internet, abyste svůj drahocenný čas netrávili ve frontě na úřadech.

Pohovory máte úspěšně za sebou, vybrali jste si člověka, který splňuje vaše požadavky jak po pracovní stránce, tak v oblasti vzájemných sympatií a podepisujete pracovní smlouvu. Níže naleznete, jak postupovat v přihlašování zaměstnance na úřadech. Jedná se o okresní správu sociálního zabezpečení a o zdravotní pojišťovnu. K pojišťovně se musí přihlásit i zaměstnavatel. Ten se hlásí v okamžiku, kdy přibere pracovníka, který je u dané pojišťovny zaregistrován. Aby tato teorie byla srozumitelnější, uvedeme si příklad.

Př.: U jednoho zaměstnavatele pracují od jeho založení 3 stálí pracovníci. 2 jsou zaregistrováni u VZP a 1 u ČPZP. Tento zaměstnavatel přibere 2 nové lidi. Jeden je u pojišťovny VZP, druhý u pojišťovny ministerstva vnitra. Ke které pojišťovně se bude muset zaměstnavatel přihlásit?

Odpověď: K pojišťovně ministerstva vnitra

Důvod: Protože žádný jiný zaměstnanec není registrován u pojišťovny ministerstva vnitra, pravděpodobně tam nebude registrován ani zaměstnavatel.

V uvedeném příkladu je skryta jedna důležitá informace, kterou byste možná mohli přehlédnout a proto na ní upozorníme. U zaměstnavatele se od jeho založení zatím žádní jiní pracovníci nevystřídali. Pokud by totiž byl u této organizace zaměstnán pracovník přihlášený u pojišťovny ministerstva vnitra v minulosti, byl by zaměstnavatel pravděpodobně u této pojišťovny také registrován. Při odchodu zaměstnance se zaměstnavatel od pojišťovny neodhlašuje, právě pro případ, kdyby nabral nového člověka registrovaného u dané zdravotní pojišťovny.

Přihláška k OSSZ

Typ akce: 1 (Nástup)

Kód OSSZ: pokud použijete interaktivní formulář přes program 602 Form filler, kód se vyplní sám poté, kdy z nabídky vyberete místně příslušnou OSSZ.

Datum nástupu do zaměstnání: vyplníte podle údaje z pracovní smlouvy dotyčného zaměstnance.

Základní identifikace zaměstnance: většinu požadovaných údajů naleznete v OP zaměstnance. Pouze rodné příjmení může být problém.

Identifikace zaměstnavatele: v této části by vás mohlo zaskočit pouze vyplnění v. s. – tento variabilní symbol máte přidělený přímo od OSSZ.

Údaje o zdravotní pojišťovně: jedná se o zdravotní pojišťovnu, u které je přihlášen nově nastupující zaměstnanec. V interaktivním formuláři vyberete z nabídky.

Datum vyplnění formuláře: Tento údaj je jistě pochopitelný všem. Avšak berte v potaz, že zaměstnanec by měl být na OSSZ přihlášen do 8 kalendářních dnů od data nástupu do zaměstnání.

Jestliže formulář vyplňujete v programu Software 602 Form filler, pak se vám na konci objeví nabídka – uložit formulář na disk v pdf formě a odeslat formulář prostřednictvím datové schránky ve formátu xml. Doporučuji si formulář uložit a dále si pro případné dohledávání nesrovnalostí uložit oznámení o odeslání datové zprávy, které obsahuje ID zprávy a informaci o úspěšném odeslání.

Přihláška k příslušné pojišťovně nového zaměstnance

1) Pokud nový zaměstnanec přísluší k pojišťovně, u které ještě jako zaměstnavatel nejste registrováni (žádný jiný váš podřízený není u této pojišťovny přihlášen), pak musíte nejprve přihlásit organizaci. Jestliže, nový zaměstnanec přísluší ke stejné pojišťovně, jako již některý další z vašich zaměstnanců, pak by organizace u této pojišťovny již měla být přihlášena a tento bod přeskakujete (přečtěte si bod 2 – oznámení pojišťovně nového zaměstnance).

Organizaci k pojišťovně přihlašujete prostřednictvím formuláře „Přihláška zaměstnavatele – plátce pojistného“ – každá pojišťovna vydává vlastní formulář. Z internetu si vždy stáhněte formulář příslušné pojišťovny.

Identifikace zaměstnavatele – oddíl 1 je rozdělen do tří skupin. Pro právnické osoby, pro organizační jednotky právnických skupin a pro fyzické osoby. Vyberete si skupinu, do které jste jako zaměstnavatel zařazen.

Číslo plátce pojistného: uvedete IČO organizace právnické osoby nebo rodné číslo u fyzické osoby.

Právní forma: právní forma vaší organizace (s. r. o., a. s.....)

Právní subjektivita plátce: znamená způsobilost k právním úkonům vaší organizace.

Číslo účtu: vyplníte číslo účtu společnosti, ze kterého budou odesílány pravidelné platby na účet pojišťovny při mzdových odvodech.

Den splatnosti pojistného: den výplaty mezd ve vaší společnosti.

Na pojišťovnu zasíláte datovou schránkou ve formátu pdf. Opět doporučuji uložit zprávu o úspěšném odeslání.

2) Oznámení o nástupu zaměstnance (HOZ) na příslušnou zdravotní pojišťovnu. Tento úkon provedete pomocí formuláře „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ – opět si obstarejte formulář příslušné pojišťovny. Na tento formulář vyplňujete veškeré změny za dané období. Můžete vyplnit i pro více zaměstnanců. Formulář slouží nejen k oznámení o nástupu do zaměstnání, ale i k oznámení o odchodu ze zaměstnání, nebo o odchodu zaměstnankyně na mateřskou dovolenou, odchodu do důchodu, atd. K rozlišení těchto jednotlivých změn uvedete na formuláři kód změny. Pro informaci o nástupu do zaměstnání uvedete kód P.

Číslo pojištěnce: rodné číslo nového zaměstnance

Datum změny: datum nástupu do zaměstnání podle pracovní smlouvy.

Dále uvedete osobní údaje zaměstnance.

V oddíle identifikace zaměstnavatele vypíšete údaje týkající se firmy.

Jako číslo plátce pojistného zadáte vaše IČ.

V neposlední řadě nezapomeňte na údaj v záhlaví – období, ve kterém zaměstnanec nastupuje. Uvádí se dvoumístný údaj měsíce a čtyřmístný údaj roku. Naopak v zápatí formuláře neopomeňte vyplnit datum vyplnění. Tento datum by měl být opět nejpozději 8 kalendářních dnů od data nástupu nového zaměstnance do pracovního poměru.

Doufáme, že vám dnešní článek pomůže srozumitelnou formou překonat případné obavy z úřadů při náboru nových zaměstnanců. Jako u všech činností, opakováním se budete zdokonalovat. Při přijetí svého dvacátého podřízeného už budete profesionál/ka při vyplňování těchto formulářů. A protože zaměstnanci přicházejí, ale i odcházejí, v brzké době se můžete těšit na článek, který vás provede problematikou výstupu zaměstnance.