7 důvodů, proč převést řízení účetní firmy z Excelu do nástrojů 21. století

„Kde máme tu smlouvu? Myslím, že jsem ji posílala e-mailem... nebo je v šanonu? A předali nám už ty doklady za březen, nebo jim to mám zase připomenout?“

Podobné otázky v účetních kancelářích padají až příliš často – a dost možná zbytečně. Jestli se občas cítíte jako detektiv ve vlastní firmě, nejste sami. I když účetní dnes pracují v moderních programech, řízení a organizace jejich práce mnohdy zůstává stranou v záplavě excelových tabulek, e-mailů a poznámkových bloků.

Takový přístup možná stačí, když začínáte s pár klienty. Jenže s růstem vaší kanceláře postupně narůstá i zmatek. Zákazníků přibývá, plní vaše e-mailové schránky, deadliny se kupí a vy trávíte čím dál víc hodin hledáním informací a méně odbornou prací.

Naštěstí existuje řešení. Pojďte zjistit, proč přenést řízení své účetní kanceláře do 21. století a jak vám chytré nástroje pomůžou získat víc času a snížit stres. Navíc se na konkrétním příkladu dozvíte, jak si spočítat, jestli se vám modernizace řízení vyplatí.

Tipy vám přináší český all-in-one manažerský systém Caflou.

1. Dostanete se z pasti roztříštěné komunikace

Komunikační a informační chaos je tichý zloděj produktivity. Účetní kanceláře typicky naráží na tyto problémy:

• Důležité e-maily nebo požadavky klientů zapadnou v přeplněné schránce.

• Nikdo neví, kdo a kdy naposledy komunikoval s klientem a na čem se domluvili.

• Dokumenty kolují v různých verzích nebo jsou uložené jen v osobních složkách.

• Při nepřítomnosti kolegy nemáte přístup k jeho podkladům a komunikaci s klienty.

• Informace o termínech a požadavcích klientů evidujete v různých kanálech.

• Trávíte spoustu času v e-mailech, messengerech, na telefonu.

Představte si, že místo toho máte veškerou komunikaci s klientem a související úkoly na jednom místě. Stačí kliknout na název klienta a okamžitě vidíte celou historii – e-maily, poznámky z telefonátů, zaslané soubory, termíny. Přesně takové funkce nabízejí moderní systémy pro řízení účetní firmy.

Nástroje typu Caflou fungují jako centrální mozek vaší firmy – informace jsou přehledně uspořádané a dostupné odkudkoliv pro všechny, kdo je potřebují. Každou změnu okamžitě vidí kolegové, kterým by neměla utéct. A když někdo onemocní, nemusíte ho rušit dotazy. Zkrátka máte věci pod kontrolou.

2. Získáte přehled o vytížení a efektivitě týmu

Každá účetní zná ten pocit: DPH za březen finišuje a blíží se další termín pro mzdy, mezitím přijde nový klient s urgentním požadavkem a najednou je všeho moc. Pak nastane klidnější období a vy zjistíte, že jste si mohli práci rozložit lépe. Co s tím?

Potřebujete data. Moderní systém s funkcí měření času a sledování vytíženosti týmu vám je ukáže černé na bílém. Cílem není mikromanagement a kontrola zaměstnanců, ale získání podkladů pro rozhodování a plánování. Pokud totiž neznáte odpovědi na tyto otázky, nejspíš se připravujete o peníze:

• Kolik času jste minulý měsíc strávili s každým klientem?

• Které činnosti vám zabírají nejvíce hodin?

• Jakou máte volnou kapacitu na příští měsíc?

• Když má klient problém, kdo z týmu ho může nejrychleji vyřešit?

Díky sledování vytíženosti týmu:

• Můžete lépe plánovat a rozložit práci v čase – méně stresu v exponovaných obdobích.

• Identifikujete, které činnosti vás stojí nejvíc času a zaměříte se na jejich zefektivnění.

• Dokážete odhadnout, kolik nových klientů ještě zvládnete.

• Poznáte, že je potřeba rozšířit tým, a předejdete tak přetížení.

• Poznáte ziskové a ztrátové klienty a upravíte ceník nebo procesy.

Není například výjimkou, že dva klienti platí stejný paušál za účetní služby, ale jeden ve skutečnosti zabírá dvakrát více času než druhý. Abyste takovou situaci mohli napravit, potřebujete o ní vědět.

Přehled vytížení týmu v Caflou

3. Zbavíte se chaosu v práci pro klienty

Účetní kanceláře mají jeden společný rys – většina práce se opakuje v pravidelných cyklech. Každý měsíc mzdy a DPH, jednou ročně daňové přiznání a závěrky... Pro každého klienta děláte velmi podobné úkony, jen s jinými čísly a v jiném rozsahu.

Přesto řada účetních tyto aktivity pokaždé řeší tak, jakoby byly nové. Manuálně si zapisují termíny, vytvářejí seznamy úkolů, hledají podklady. To všechno stojí spoustu času.

Systém pro řízení firmy vám umožní zavést do procesů řád. V moderním nástroji máte kompletní databázi klientů se všemi důležitými údaji. Vytváříte šablony projektů a úkolů, systém vám připomíná blížící se termíny a všichni mají přístup ke stejným informacím.

V praxi to znamená, že stačí jednou nastavit například opakovaný úkol „měsíční uzávěrka", který obsahuje všechny potřebné kroky, termíny a odpovědnosti. Nic nechybí, na nic se nezapomene.

Klíčové výhody systematické práce:

• Méně chyb způsobených opomenutím nebo přehlédnutím.

• Rychlejší zaškolení nových kolegů díky jasným procesům.

• Snadné předávání agendy v týmu (dovolená, nemoc…).

• Úspora času při náboru klientů a zadávání práce.

Systematizace aktivit pro klienty přináší pořádek, profesionalitu a efektivitu. Díky ní se můžete lépe soustředit na odbornou práci místo administrativy.

4. Ušetříte desítky hodin měsíčně díky automatizaci

Účetní jsou zpravidla velmi praktičtí lidé, kteří milují efektivitu a čísla. Své klienty často vedou k využívání moderních technologií pro zpracování účetnictví, ale přitom svou interní agendu řeší postaru.

Pojďte to změnit a začněte automatizovat!

Typické příklady automatizace v účetní kanceláři:

• Upomínky klientům – systém pošle e-mail nebo sms, když se blíží termín dodání podkladů.

• Notifikace o důležitých termínech – nikdy nezapomenete na daňové povinnosti.

• Předdefinované šablony e-mailů – nemusíte pokaždé psát stejné zprávy.

• Automatické generování faktur, smluv, nabídek – žádné přepisování šablon ve Wordu.

• Propojení kalendáře s úkoly – aktualizace na jednom místě se projeví všude. 

Automatizace se mohou zdát jako drobnosti, ale v součtu dokážou ušetřit spoustu hodin, které můžete věnovat rozvoji, plánování nebo nabrání sil na další DPHčka. 

Kromě toho snižují chybovost a zajišťují konzistentní služby pro klienty. Mohou být také klíčem, jak dál růst bez neustálého rozšiřování týmu – najít kvalifikované a loajální zaměstnance je totiž pořádná výzva.

Automatizace v Caflou – SMS upomínka klientovi o zaslání podkladů ke mzdám

5. Řídíte finanční zdraví své účetní firmy

Víte, kolik peněz vám přijde na účet v příštích týdnech? Jaké jsou vaše fixní a variabilní náklady? Neblíží se období, kdy vám dojde hotovost?

Znáte to – kovářova kobyla chodí bosa. Účetní, kteří denně řeší finance svých klientů, paradoxně často nemají přehled o finančním zdraví vlastní firmy. Pro řízení ho však potřebujete. Obejdete se přitom bez složitých excelů!

Zvažte zavedení nástroje, kde budete nejen vystavovat faktury, ale taky predikovat a plánovat finanční toky (cash flow) a spravovat rozpočty.

Propojení finančních dat a informací o vytížení týmu vám umožní:

• Zjistit skutečnou ziskovost jednotlivých klientů a služeb.

• Odhalit finanční rizika dříve, než vznikne problém.

• Simulovat různé scénáře růstu a jejich dopad.

• Plánovat investice i provozní náklady na základě reálných dat.

• Optimalizovat cenotvorbu.

V malé účetní kanceláři může být rozdíl mezi ziskem a ztrátou v detailech, které díky lepšímu finančnímu řízení poměrně snadno odhalíte. 

Ziskovost projektu (zakázky) v Caflou

6. Lépe škálujete růst

Úspěšná účetní kancelář časem narazí na svůj strop. Klienti přibývají, tým se rozšiřuje a vy najednou zjistíte, že při stávajícím způsobu práce už dál růst nemůžete. Hlavní překážkou nebývá nedostatek odborných znalostí, ale neefektivní interní procesy.

Řízení firmy pomocí excelových tabulek, e-mailů a papírových diářů zkrátka funguje jen do určitého momentu. Při větším objemu práce se z těchto nástrojů stávají vaše brzdy. Moderní systémy pro řízení kanceláře váš růst naopak podporují.

• Přidání nového klienta je otázkou pár kliknutí – vygenerujete si nový projekt (zakázku) a úkoly, přizpůsobíte podle potřeby a můžete se pustit do práce.

• Zaučení nových kolegů probíhá rychleji – nemusíte je zdlouhavě zasvěcovat do všech tajů chodu firmy, ale jen ukážete, jak pracovat s firemním systémem. Sami si najdou, co potřebují, a můžou se tak hned zapojit.

• Znalosti a postupy neodcházejí se zaměstnanci – když vše poctivě evidujete, know-how zůstává ve firmě.

Zatímco tužka, papír a excel při růstu vyžadují exponenciálně více úsilí, s moderním systémem můžete svou kancelář rozšiřovat mnohem plynuleji.

Škálovatelnost vám zkrátka dává svobodu rozvíjet firmu podle svých představ. Znamená také konkurenční výhodu – schopnost růst, aniž by se utopili v chaosu nebo museli drasticky navyšovat kapacity.

7. Investice do lepšího řízení se rychle vrátí

Jste zvyklí počítat a hlídat náklady – proto je důležité, aby investice do systému pro řízení firmy dávala ekonomický smysl.

Podívejme se na konkrétní příklad návratnosti: 

• Dejme tomu, že máte tři účetní a každá z nich stráví hodinu denně neefektivní administrativou.

• Když klientům fakturujete 800 Kč za hodinu, znamená to, že každý týden přicházíte o 12 000 Kč a měsíčně o 48 000 Kč.

• Pro porovnání – kdybyste si pořídili nástroj Caflou pro pětičlenný tým (majitel, asistent, tři účetní), bude vás stát jen 1 899 Kč měsíčně. Vyřešíte v něm vše na jednom místě od řízení úkolů přes finance až po automatizaci práce. 

Peníze ale nejsou jediný faktor. Moderní řízení přináší i další výhody:

• Méně stresu, přesčasů, chyb a nedodržených termínů.

• Možnost obsloužit více klientů se stejným týmem.

• Profesionálnější dojem vůči klientům.

• Menší riziko odchodu zaměstnanců z důvodu přetížení.

Podnikatelé se někdy obávají, že přechod na nový systém bude složitý. Dobrá zpráva je, že rozhodně nemusíte hned převrátit firmu vzhůru nohama!

Udělejte alespoň první krok: začněte například evidencí klientů a základním plánováním projektů. Později můžete přidat sledování času, automatizace a další vychytávky.

Skutečné přínosy systému zjistíte v praxi. Otestujte různé nástroje a vyberte si ten, který vám bude nejlépe sedět. Pokud se rozhodnete vyzkoušet Caflou, stačí se registrovat – základní verzi máte zdarma a bez závazků.