Odchod zaměstnance - průvodce vyplněním potřebných formulářů

V minulém článku jste se dozvěděli, na které instituce nahlásit přijetí vašeho nového zaměstnance. Ať už prvního nebo dvacátého. Zaměstnanci však pouze nepřicházejí, ale také odcházejí. K tomuto úkonu je samozřejmě také potřebná administrativa. Dokonce rozsáhlejší než u zaměstnance nastupujícího. Stejně jako u nástupu, hlásíte výstup na OSSZ a na příslušnou zdravotní pojišťovnu. Formuláře, které k tomu budete potřebovat si podrobněji rozebereme v dnešním příspěvku. Dále budete odcházejícímu zaměstnanci vyplňovat Evidenční list důchodového pojištění (ELDP), Zápočtový list (Potvrzení o zaměstnání) a na vyžádání Potvrzení o zdanitelných příjmech. Pro potřeby pracovního úřadu vyplníte formulář Potvrzení zaměstnavatele pro účely posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti. Pokud jste se zhrozili množství vyplňovaných formulářů, pojďte se s námi přesvědčit srozumitelně a krok za krokem, že nic nemusí být tak složité, jak se na první pohled zdá.

ELDP

Evidenční list důchodového pojištění vyhotovujeme 1x pro zaměstnance, 1x zanecháváme k založení ve firmě a 1x zašleme na příslušnou OSSZ – v případě zasílání prostřednictvím datové schránky vyplníme ve formátu xml.

Údaje, které se do evidenčního listu vyplňují:

• Identifikační údaje zaměstnavatele
• Jméno, příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana
• Druh výdělečné činnosti
• Doba účasti na důchodovém pojištění
• Doba důchodového pojištění
• Vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti
• Doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují
• Doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu

Zápočtový list (Potvrzení o zaměstnání)

Dokument předáváme zaměstnanci v den jeho odchodu ze zaměstnání. Tento formulář není složitý, obsahuje:

• Údaje o zaměstnavateli
• Osobní údaje zaměstnance

Co vyplňovat do jednotlivých polí v sekci údajů o zaměstnanci si uvedeme na jednoduchém příkladu:

V naší firmě zaměstnán od 02. 01. 2014 do 30. 06. 2014

Údaje o zaměstnání: např. hlavní pracovní poměr

Vykonával práci: funkce/profese (např. účetní, pomocné administrativní práce, atd.)

Údaj o dosažené kvalifikaci: dosažené vzdělání (např. úplné střední odborné vzdělání)

Započtená doba zaměstnání: 180 dnů

Potvrzení o zdanitelných příjmech

Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a funkčních požitků a o sražených zálohách na daň vydáme zaměstnanci do 10 dnů od podání žádosti.Tento dokument bude zaměstnanec potřebovat u nového zaměstnavatele v rámci daňového zúčtování nebo pro vyplnění daňového přiznání.

Odhláška zaměstnance u OSSZ

- formulář s názvem „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“.

Typ akce: 2 (Skončení)

Kód OSSZ: pokud použijete interaktivní formulář přes program Software 602 Form filler, kód se vyplní sám poté, kdy z nabídky vyberete místně příslušnou OSSZ.

Datum nástupu do zaměstnání: vyplníte podle údaje z pracovní smlouvy dotyčného zaměstnance.

Datum skončení zaměstnání: Datum, ke kterému je pracovní poměr ukončen.

Základní identifikace zaměstnance: většinu požadovaných údajů naleznete v OP zaměstnance. Pouze rodné příjmení může být problém.

Identifikace zaměstnavatele: v této části by vás mohlo zaskočit pouze vyplnění v. s. – tento variabilní symbol máte přidělený přímo od OSSZ.

Údaje o zdravotní pojišťovně: jedná se o zdravotní pojišťovnu, u které je přihlášen odcházející zaměstnanec. V interaktivním formuláři vyberete z nabídky.

Datum vyplnění formuláře: Tento údaj je jistě pochopitelný všem. Avšak berte v potaz, že zaměstnanec by měl být na OSSZ odhlášen do 8 kalendářních dnů od data skončení pracovního poměru.

Jestliže formulář vyplňujete v programu Software 602 Form filler, pak se vám na konci objeví nabídka – uložit formulář na disk v pdf formě a odeslat formulář prostřednictvím datové schránky ve formátu xml. Doporučuji si formulář uložit a dále si pro případné dohledávání nesrovnalostí uložit oznámení o odeslání datové zprávy, které obsahuje ID zprávy a informaci o úspěšném odeslání.

Odhláška zaměstnance u zdravotní pojišťovny

Tento úkon provedete pomocí formuláře „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ –obstarejte si formulář příslušné pojišťovny. Na tento formulář vyplňujete veškeré změny za dané období. Můžete vyplnit i pro více zaměstnanců. Formulář slouží nejen k oznámení o výstupu zaměstnance ze zaměstnání, ale i k oznámení o nástupu do zaměstnání, nebo o odchodu zaměstnankyně na mateřskou dovolenou, odchodu do důchodu, atd. K rozlišení těchto jednotlivých změn uvedete na formuláři kód změny. Pro informaci o výstupu ze zaměstnání uvedete kód O.

Číslo pojištěnce: rodné číslo odcházejícího zaměstnance

Datum změny: datum ukončení pracovního poměru

Dále uvedete osobní údaje zaměstnance.

V oddíle identifikace zaměstnavatele vypíšete údaje týkající se firmy.

Jako číslo plátce pojistného zadáte vaše IČ.

V neposlední řadě nezapomeňte na údaj v záhlaví – období, ve kterém zaměstnanec odchází. Uvádí se dvoumístný údaj měsíce a čtyřmístný údaj roku. Naopak v zápatí formuláře neopomeňte vyplnit datum vyplnění. Tento datum by měl být opět nejpozději 8 kalendářních dnů od data výstupu zaměstnance z pracovního poměru.

Potvrzení zaměstnavatele pro účely posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti

Na žádost zaměstnance vydáme potvrzení o průměrném výdělku a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti.

V tomto dokumentu by Vás mohl zaskočit údaj o výši průměrného výdělku. Výpočet provedete takto: Platný hodinový průměr (spočítaný z předešlého čtvrtletí) x týdenní úvazek x 4, 348 a odečteme SP, ZP a daň.

Věříme, že Vám dnešní článek bude srozumitelným návodem, jak zvládnout potřebnou administrativu v procesu odchodu zaměstnance.