Archivace dokladů a dokumentů v účetnictví

Co vše a jak dlouho musí účetní oddělení velké firmy nebo externí účetní firma archivovat? Na co si musejí dát pozor? Vše podstatné se dozvíte v tomto článku.

Kdo je povinen archivovat doklady?

  • zaměstnavatelé
  • účetní jednotky
  • plátci DPH
  • podnikatelé vedoucí daňovou evidenci

Jaké doklady se archivují a jak dlouho?

Daňové doklady

Řídíme se dle Zákona o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.).

  • 5 let - účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví
  • 10 let - účetní závěrka a výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty

Účetní záznamy

Řídíme se dle Zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.).

  • 5 let – účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh
  • 10 let - účetní závěrka a výroční zpráva

Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele

Řídíme se dle Zákona o organizaci a provádění sociálního pojištění (zákon č. 582/1991 Sb.).

  • 3 roky - stejnopisy evidenčních listů
  • 6 let -  seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
  • 10 let - mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
  • 30 let - mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění

Archiválie

Řídíme se dle Zákona o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.).

Doklady se nesmí nikdy zlikvidovat.

Povinnost uchovávat mají pouze:

  • obchodní společnosti
  • družstva
  • notáři
  • politická uskupení

Archiválie jsou:

  • dokumenty o vzniku a zániku společnosti
  • dokumenty o řízení společnosti
  • dokumenty o majetku společnosti
  • dokumenty vztahující se k předmětu podnikání

Jak doklady archivovat?

V papírové podobě pomocí

  • pořadače
  • papírové, plastové archivační krabice
  • prospektové obaly

V elektronické podobě

Jedná se o čím dál, tím více oblíbenější formu archivace. Archivace je tak efektivnější, ekologičtější vůči neustálému nakupování krabic, pořadačů a zabírání místa v kanceláři. Archivuje se pomocí:

  • formátu PDF

Mohou nastat dvě situace:

  1. doklad dorazí už v elektronické podobě – uložení nastává na firemní uložiště (paměťové karty, externí disky, interní disky, datová uložiště) pomocí formátu PDF
  2. doklad dorazí v listinné podobě – dochází k naskenování, převodu do elektronické podoby a uložení na uložiště pomocí formátu PDF

Nutné je pak dodržet: 

  • věrohodnost původu – opatření ověřovacími metadaty
  • neporušitelnost obsahu – zajištěno elektronickým podpisem
  • čitelnost – nejčastěji zajištěna formátem PDF/A

Jak doklady zlikvidovat?

  • skartace – nejbezpečnější způsob likvidace 

Hrozí nějaké sankce při nedodržení archivace?

Ano, v případě, že firma nedodrží podmínky archivace nebo dojde k předčasné skartaci dokumentů. Výše pokuty hrozí až do výše 3 % hodnoty aktiv podniku.

Kategorie

Vyzkoušejte své účetní znalosti v testech

K  Tento test stojí 1 kredit. Po dokončení registrace si budete moci vyzkoušet 3 placené testy zdarma, další jsou zpoplatněné symbolickými 2 Kč za test. Účtování krátkodobého úvěru
6 příkladů
Po registraci  Tento test stojí 1 kredit. Po dokončení registrace si budete moci vyzkoušet 3 placené testy zdarma, další jsou zpoplatněné symbolickými 2 Kč za test.
K  Tento test stojí 1 kredit. Po dokončení registrace si budete moci vyzkoušet 3 placené testy zdarma, další jsou zpoplatněné symbolickými 2 Kč za test. Závislá činnost (příklady)
5 příkladů
Po registraci  Tento test stojí 1 kredit. Po dokončení registrace si budete moci vyzkoušet 3 placené testy zdarma, další jsou zpoplatněné symbolickými 2 Kč za test.
K  Tento test stojí 1 kredit. Po dokončení registrace si budete moci vyzkoušet 3 placené testy zdarma, další jsou zpoplatněné symbolickými 2 Kč za test. Dlouhodobý majetek - oprava a technické zhodnocení a jeho daňové dopady
21 příkladů
Po registraci  Tento test stojí 1 kredit. Po dokončení registrace si budete moci vyzkoušet 3 placené testy zdarma, další jsou zpoplatněné symbolickými 2 Kč za test.

Přečtěte si také

Zopakuj si účtování Pokladny

29. 05. 2024

Pojďme si za 10 minut zopakovat základní účetní operace v pokladně. Jaká je základní charakteristika pokladny v účetnictví? Jak správně zaúčtovat např...

Účetní programy na českém trhu

23. 04. 2024

Zkuste si sami vzpomenout, jaké účetní programy Vás napadnout v první chvíli, když by se Vás někdo zeptal: „Vyjmenuješ mi prosím nejpoužívanější účet...

Vzdělávejte se s námi ve videokurzech

Dotazy & Diskuze k tomuto článku

Zatím žádný komentář, buďte první

Přidat komentář

Pro upozornění na odpověd Váš email nebude zveřejněn, pouze na něj dostanete zprávu o nové odpovědi v této diskuzi.

Lze se později z emailového upozornění kdykoli odhlásit

Ochrana proti spamu. Napište prosím číslo šestcet čtyřicet tři:

logo

uctovani.net

ig Follow us
logo

uctovani.net

tt Follow us
logo

uctovani.net

tt Follow us

Stránka vytištěna z url adresy: https://www.uctovani.net/clanek.php?t=Archivace-dokladu-a-dokumentu-v-ucetnictvi&idc=555

QR code

Majitel stránek poskytuje informace na tomto webu v dobré víře v jejich pravdivost a aktuálnost, bohužel však nemůže vyloučit chyby nebo nepřesnosti, které se na stránkách mohou objevit. Autor stránek nenese žádnou odpovědnost za vaše činy a rozhodnutí které provedete na základě informací získaných z této stránky.