Archivace dokladů a dokumentů v účetnictví

Co vše a jak dlouho musí účetní oddělení velké firmy nebo externí účetní firma archivovat? Na co si musejí dát pozor? Vše podstatné se dozvíte v tomto článku.

Kdo je povinen archivovat doklady?

• zaměstnavatelé
• účetní jednotky
• plátci DPH
• podnikatelé vedoucí daňovou evidenci

Jaké doklady se archivují a jak dlouho?

Daňové doklady

Řídíme se dle Zákona o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.).

• 5 let - účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví
• 10 let - účetní závěrka a výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty

Účetní záznamy

Řídíme se dle Zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.).

• 5 let – účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh
• 10 let - účetní závěrka a výroční zpráva

Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele

Řídíme se dle Zákona o organizaci a provádění sociálního pojištění (zákon č. 582/1991 Sb.).

• 3 roky - stejnopisy evidenčních listů
• 6 let -  seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
• 10 let - mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
• 30 let - mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění

Archiválie

Řídíme se dle Zákona o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.).

Doklady se nesmí nikdy zlikvidovat.

Povinnost uchovávat mají pouze:

• obchodní společnosti
• družstva
• notáři
• politická uskupení

Archiválie jsou:

• dokumenty o vzniku a zániku společnosti
• dokumenty o řízení společnosti
• dokumenty o majetku společnosti
• dokumenty vztahující se k předmětu podnikání

Jak doklady archivovat?

V papírové podobě pomocí

• pořadače
• papírové, plastové archivační krabice
• prospektové obaly

V elektronické podobě

Jedná se o čím dál, tím více oblíbenější formu archivace. Archivace je tak efektivnější, ekologičtější vůči neustálému nakupování krabic, pořadačů a zabírání místa v kanceláři. Archivuje se pomocí:

• formátu PDF

Mohou nastat dvě situace:

1. doklad dorazí už v elektronické podobě – uložení nastává na firemní uložiště (paměťové karty, externí disky, interní disky, datová uložiště) pomocí formátu PDF
2. doklad dorazí v listinné podobě – dochází k naskenování, převodu do elektronické podoby a uložení na uložiště pomocí formátu PDF

Nutné je pak dodržet: 

• věrohodnost původu – opatření ověřovacími metadaty
• neporušitelnost obsahu – zajištěno elektronickým podpisem
• čitelnost – nejčastěji zajištěna formátem PDF/A

Jak doklady zlikvidovat?

• skartace – nejbezpečnější způsob likvidace 

Hrozí nějaké sankce při nedodržení archivace?

Ano, v případě, že firma nedodrží podmínky archivace nebo dojde k předčasné skartaci dokumentů. Výše pokuty hrozí až do výše 3 % hodnoty aktiv podniku.